Tips voor solliciteren in Duitsland

De meeste vacatures vindt u evenals in Nederland op landelijke online-banensites, als advertentie in grote nationale of regionale kranten of via de homepage van bedrijven. In Duitsland wordt over het algemeen de werving & selectie van personeel niet uitbesteed aan speciale externe w & s of uitzendbureau´s. De meeste MKB'ers en vooral groten bedrijven houden het recruitment in eigen handen. Daarom kunt u een open sollicitatie het beste direct aan een bedrijf sturen. Wij raden u echter aan vooraf even via internet of telefonisch de goede contactpersoon in de personeelsafdeling of de naam van de directeur te rechercheren en uw sollicitatie persoonlijk aan deze persoon te adresseren. Houdt u in uw achterhoofd, dat u bij een telefonisch of e-mailcontact met het bedrijf reeds een eerste indruk achterlaat. Dus zorgt u ervoor dat deze in ieder geval positief is (beleefde conversatie, vousvoyeren van uw gesprekspartner)!

Bij de volgende stap, de schriftelijke sollicitatie, is het grootste verschil met Nederland de omvang van de informatie die u verstuurt (via post of e-mail, dan wel als één pdfje). Indien niet anders aangegeven is in Duitsland een uitgebreide sollicitatie de gewoonte, bestaande uit:

• een uitgebreide motivatiebrief (max. één DIN A4tje, in het Duits of Engels)
• een gedetailleerd cv met foto (!) in het Duits of Engels voorzien van een gatenloos overzicht van uw opleiding(en), werkzaamheden, evtl. periodes van werkloosheid, hobby´s, burgerlijke staat enz.
• kopieën en evtl. cijferlijsten van uw diploma´s (vanaf middelbare school, opleiding/studie, cursussen)
• schriftelijke getuigschriften van oud-werkgevers (zowel voor vaste dienstverbanden als ook freelance werk of stages)
• evtl. certificaten van talencursussen

Indien u deze papieren via de post verstuurt, zorgt u dan voor een zeer nette presentatie, bijvoorbeeld door deze in een professionele sollicitatiemap van karton of plastic te stoppen. De uitgebreide omvang van uw sollicitatie maakt deze natuurlijk prijzig, maar u krijgt bij een afwijzing over het algemeen uw sollicitatiemapje teruggestuurd.

Voor het opstellen van uw cv is het belangrijk om te weten wat de verschillen zijn tussen het Nederlandse en Duitse school- en opleidingssysteem. Daarom adviseren wij u zich te informeren over de diplomawaardering in Duitsland. Dit om het uiteindelijk voor het Duitse bedrijf eenvoudiger te maken om uw opleiding en competenties in te schatten. Uw opleidings- en scholingsachtergrond neemt in Duitsland namelijk over het algemeen een belangrijkere positie in dan in Nederland. Met name als het om de beslissing gaat of u wel of niet aan een bepaald functieniveau voldoet. Tevens is het in Duitsland niet gebruikelijk om het werk- en denkniveau (bijvoorbeeld hbo+) aan te geven; dit blijkt voor een Duits bedrijf al uit uw opleiding en beroepservaring.

Verder is het belangrijk om uw talenkennis expliciet te vermelden in uw CV, bijvoorbeeld “Nederlands: Moedertaal, Engels: zeer goed in woord en geschrift, Duits: goed in woord en geschrift”. Hierbij is op te merken, dat men in Duitsland eerder de neiging heeft om zijn taalbeheersing kritisch te beoordelen, en men zal zijn niveau eerder onderschatten dan overschatten. Dus houdt u er rekening mee dat als u uw talenkennis van het Duits of Frans aangeeft als “uitstekend in woord en geschrift” er ook verwacht wordt dat u in staat bent om een foutenloze Duitse brief te schrijven of een diepgaand sollicitatiegesprek in deze vreemde taal te voeren. In een Duitse sollicitatie worden gewoonlijk volgende niveau's gehandhaafd: (erweiterte)

• Basiskenntnisse
• konversationssicher
• fließend in Wort und Schrift
• verhandlungssicher

Legt u in uw motivatiebrief goed uit, waarom juist u een meerwaarde voor dát bedrijf kunt zijn. Vooral op het gebied van hard skills (opleiding, branche-/beroepservaring) maar ook van soft skills (taakgericht, stressbestendig, teamplayer enzovoorts). Verder is het voor veel bedrijven ook interessant om te horen waarom u in Duitsland wilt komen werken en waarom u van baan wilt veranderen. Ook wordt vaak gevraagd naar de termijn waarop u op zijn vroegst beschikbaar zou zijn en u dient vaak een salarisindicatie aan te geven.

De sollicitatieprocedure (vooral bij grote bedrijven) duurt over het algemeen wat langer dan in Nederland en kan soms zes maanden en meer in beslag nemen. Ziet u ervan af om meteen na de ingang van uw sollicitatie of stand van zaken te informeren; een net mailtje na een maand –liefst in combinatie met de vraag, of het bedrijf misschien nog aanvullende informatie van u nodig heeft- mag wel.

Indien u succesvol door de voorselectie bent gekomen en voor een (telefoon-)gesprek wordt uitgenodigd, dan is het de hoogste tijd om zich nogmaals grondig voor te bereiden en bijvoorbeeld het nodige over de bedrijfsgeschiedenis, de concurrenten en evtl. actuele ontwikkelingen te informeren.

Wanneer u voor een persoonlijk sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd, is het in de meeste branchen niet overdressed om strak in pak (met stropdas!) te komen, en ook voor dames wordt een mantelpak of combinatie in donkere kleuren aangeraden.

Over het algemeen zijn sollicitatiegesprekken in Duitsland niet zo 'gezellig' als in Nederland. Bij veel bedrijven lijkt voor Nederlanders de situatie meer op een examensituatie. Dit heeft te maken met de zeer op vakkennis en taakvervulling gerichte vragen. Ondanks dat men natuurlijk ook in Duitsland probeert een leuke sfeer te creëeren. Er is aan het begin van het gesprek ook niet veel ruimte ingepland voor small talk en om arbeidsrechtelijke redenen mogen persoonlijkere vragen ook überhaupt niet gesteld worden. De zakelijke sfeer van het gesprek heeft tot gevolg dat men elkaar vousvoyeert. Dit is sowieso een groot cultuurverschil: soms vousvoyeren Duitse collega's elkaar zelfs nog jaren op het werk.

Na het gesprek is het aan te raden om een bedankmailtje aan de gesprekspartner te sturen en verder geduldig af te wachten. Indien u een afzegging ontvangt, mag u over het algemeen wel uw reiskosten voor het sollicitatiegesprek factureren (indien dit niet voorafgaand duidelijk werd uitgesloten bij de uitnodiging).