Übersicht: E-Rechnung 2027 in Deutschland & den Niederlanden
1. Was ist eine E-Rechnung und wie funktioniert sie?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Anders als eine herkömmliche PDF-Rechnung ermöglicht sie die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Die Informationen werden dabei nicht nur als sichtbares Dokument dargestellt, sondern in einer standardisierten Datenstruktur übermittelt. So können beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und Zahlungsinformationen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Das reduziert manuelle Arbeitsschritte, kann Übertragungsfehler vermeiden und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.
Grundlage vieler europäischer E-Rechnungsformate ist die Norm EN 16931, die einheitliche Anforderungen an die strukturierten Rechnungsdaten definiert.
2. Ist eine PDF-Rechnung noch zulässig?
Ja, eine einfache PDF-Rechnung darf in Deutschland, während der gesetzlichen Übergangsfristen weiterhin verwendet werden. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 jedoch nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Der Unterschied liegt im Format: Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist zwar digital, enthält aber keine entsprechend strukturierten Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung muss dagegen die automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze gelten folgende Übergangsregelungen:
- Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Eine PDF-Rechnung darf wie bisher nur mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen diese Übergangsregelung ein weiteres Jahr nutzen.Unabhängig vom Umsatz dürfen außerdem alle Unternehmen in 2027 bestehende EDI-Verfahren weiterverwenden, auch wenn diese nicht der EN 16931 entsprechen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2028: Für die erfassten inländischen B2B-Umsätze ist eine E-Rechnung erforderlich, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Wo bleiben PDF-Rechnungen weiterhin zulässig?
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben deshalb auch nach Ablauf der Übergangsfristen von 2027 bzw. 2028 zulässig, beispielsweise in folgenden Fällen:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland (Siehe Frage 08)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250€ brutto und Fahrausweisen
- Bestimmte steuerfreie Umsätze
3. Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird schrittweise eingeführt. Dabei wird zwischen dem Empfang und der Ausstellung elektronischer Rechnungen unterschieden.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Eine spezielle Software zur automatisierten Weiterverarbeitung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Die Pflicht zur Ausstellung wird in zwei weiteren Schritten wirksam:
- Ab 1. Januar 2027: Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung tritt für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro in Kraft. Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Unternehmens gemäß §19 Abs. 2 UStG. Es gelten Übergangsregelungen für bestimmte Rechnungsaussteller.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellung einer E-Rechnung wird auch für die übrigen betroffenen Unternehmen verpflichtend.
Die Regelungen betreffen grundsätzlich steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (B2B). Ausgenommen sind insbesondere bestimmte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit, müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 ebenfalls E-Rechnungen empfangen können.
Was passiert, wenn Unternehmen keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen?
Mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weitere Hinweise zur praktischen Umsetzung der E-Rechnungspflicht veröffentlicht.
Wer trotz gesetzlicher Verpflichtung eine Papier- oder PDF-Rechnung anstelle einer E-Rechnung ausstellt, begeht dadurch nicht automatisch eine Ordnungswidrigkeit. Die Rechnung erfüllt jedoch nicht die gesetzlichen Anforderungen. Dies kann insbesondere den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährden.
Das BMF konkretisiert außerdem die Anforderungen an Leistungsbeschreibungen, Anzahlungs- und Endrechnungen sowie die Prüfung elektronischer Rechnungen auf Fehler. Weitere Informationen zu den Anforderungen an Leistungsbeschreibungen und zur Validierung von E-Rechnungen finden Sie unter Frage 6. Hinweise zu Anzahlungs- und Endrechnungen finden Sie unter Frage 9.
4. Welche E-Rechnungspflichten gelten in den Niederlanden?
In den Niederlanden besteht Stand November 2026 noch keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Für Rechnungen an die niederländische Zentralregierung gelten dagegen bereits besondere Anforderungen.
Am 11. September 2026 kündigte die niederländische Regierung an, die elektronische Rechnungsstellung auch für B2B-Geschäfte verpflichtend einführen zu wollen. Ein entsprechender Gesetzentwurf soll im Herbst 2026 zur öffentlichen Konsultation gestellt und vor dem Sommer 2027 dem Parlament vorgelegt werden. Für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU steht die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Juli 2030 hingegen bereits durch europäisches Recht fest.
Nach den derzeitigen Plänen gelten folgende Termine:
- Ab 1. Juli 2030: Verpflichtende E-Rechnungsstellung und digitale Meldung für erfasste grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU.
- Voraussichtlich ab 1. Juli 2030: Verpflichtende E-Rechnungsstellung auch für inländische B2B-Transaktionen in den Niederlanden.
- Voraussichtlich ab 1. Juli 2031: Zusätzliche digitale Meldepflichten für inländische B2B-Transaktionen.
Für Unternehmen, die unter die niederländische Kleinunternehmerregelung (KOR) fallen, sind Ausnahmen vorgesehen.
Die nationalen Regelungen befinden sich noch in Vorbereitung. Über die DNHK bleiben Sie über aktuelle Entwicklungen und gesetzliche Änderungen informiert und erhalten wichtige Informationen rund um die E-Rechnung.
5. Müssen niederländische Unternehmen E-Rechnungen nach Deutschland senden?
Nicht automatisch. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Eine Pflicht für niederländische Unternehmen kann sich ergeben, wenn ein niederländisches Unternehmen eine deutsche Betriebsstätte hat, die an dem konkreten Umsatz beteiligt ist, und der Kunde ebenfalls in Deutschland ansässig ist. Eine bloße deutsche Umsatzsteuer-Registrierung reicht dafür nicht aus. Allein durch eine Geschäftsbeziehung mit einem deutschen Kunden ist ein niederländisches Unternehmen daher nicht automatisch zur Ausstellung einer E-Rechnung nach deutschem Recht verpflichtet.
Beispiel: Ein niederländisches Unternehmen ohne feste Niederlassung in Deutschland liefert Waren an einen deutschen Geschäftskunden. In diesem Fall besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht.
Erst wenn ein niederländisches Unternehmen über eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland verfügt, ist das betroffene Unternehmen zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet.
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung können Geschäftspartner die elektronische Rechnungsstellung miteinander vereinbaren.
Deutsche Unternehmen müssen niederländischen Kunden keine E-Rechnung nach deutschem Recht ausstellen.
Wie grenzüberschreitende E-Rechnungsprozesse funktionieren und wie sie in der Praxis angewendet werden, erfahren Sie ausführlicher in unserem Webinar.
6. Welche Formate sind zulässig: XRechnung, ZUGFeRD oder UBL?
Für den elektronischen Rechnungsaustausch stehen unterschiedliche Formate zur Verfügung. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllt, sodass die Rechnungsdaten elektronisch verarbeitet werden können.
Die wichtigsten Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen, sind:
- XRechnung: Ein strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat auf Basis der EN 16931. Die XRechnung gibt es sowohl in UBL als auch in der CII-Syntax. Die XRechnung ist der deutsche Standard, sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmern (B2B) als auch für Geschäfte von Unternehmern mit der öffentlichen Verwaltung.
- ZUGFeRD / Factur-X: Ein hybrides Format. Ein lesbares PDF-Dokument enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Diese enthalten nicht alle erforderlichen Rechnungsangaben. Das deutsch-französische Format Factur-X ist technisch identisch mit ZUGFeRD.
- UBL / Peppol BIS Billing 3.0: UBL (Universal Business Language) ist ein internationaler XML-Standard und in den Niederlanden die gängigste Grundlage für E-Rechnungen. Verbreitet sind dort vor allem die niederländische Ausprägung NLCIUS (SI-UBL 2.0) und das Format Peppol BIS Billing 3.0, das über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht wird. Beide entsprechen der EN 16931 und erfüllen damit grundsätzlich auch die deutschen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Welche weiteren Anforderungen gelten für E-Rechnungen?
Auch andere Formate können zulässig sein, sofern Rechnungsaussteller und Empfänger das verwendete Format vereinbaren. Voraussetzung ist außerdem, dass sich die Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein Format übertragen lassen, das der EN 16931 entspricht.
Neben dem richtigen Format kommt es auf die Vollständigkeit der Rechnungsdaten an. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 müssen Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort im strukturierten Teil der E-Rechnung hinreichend konkret angegeben sein. Ergänzende Details, beispielsweise Stundennachweise, können in einem eingebetteten Anhang enthalten sein.
Wie lassen sich E-Rechnungen überprüfen?
Ob eine E-Rechnung die technischen Anforderungen erfüllt, kann mithilfe einer sogenannten Validierung überprüft werden. Dabei wird zwischen zwei Fehlerarten unterschieden:
- Formatfehler: Die Datei ist technisch nicht lesbar oder verarbeitbar und gilt deshalb nicht als E-Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Liegt lediglich ein Geschäftsregelfehler, aber kein Formatfehler vor, gilt die Datei nach Auffassung der Finanzverwaltung weiterhin als E-Rechnung. Fehlen jedoch umsatzsteuerliche Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, kann der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährdet sein.
Eine technische Validierung hilft somit, Fehler frühzeitig zu erkennen. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.
7. Was ist Peppol und wann wird es benötigt?
Peppol ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, darunter E-Rechnungen. Es ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, strukturierte Rechnungsdaten über kompatible Systeme auszutauschen.
Der Austausch erfolgt über zertifizierte Zugangspunkte, sogenannte Peppol Access Points. Diese übernehmen die technische Übermittlung zwischen Sender und Empfänger.
Für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen zwischen Deutschland und den Niederlanden austauschen, kann Peppol die Zusammenarbeit vereinfachen. Unterschiedliche Buchhaltungs- und ERP-Systeme können über das Netzwerk miteinander kommunizieren, sofern sie entsprechend angebunden sind.
In Deutschland ist Peppol für den allgemeinen B2B-Rechnungsaustausch derzeit nicht gesetzlich vorgeschrieben. Eine E-Rechnung kann beispielsweise auch per E-Mail oder über eine geeignete Schnittstelle übermittelt werden.
Die Rolle von Peppol in den Niederlanden
Auch in den Niederlanden ist Peppol bislang nicht gesetzlich vorgeschrieben. Im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung ist das Netzwerk dort jedoch seit Jahren etabliert und wird auch im B2B-Bereich häufig genutzt. Ob Peppol für die geplante B2B-Pflicht ab 2030 zum verbindlichen Übertragungsweg wird, hat die niederländische Regierung noch nicht entschieden.
8. Welche Rolle spielt die EU-Initiative ViDA?
Mit der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) modernisiert die Europäische Union das Mehrwertsteuersystem und schafft neue Rahmenbedingungen für den digitalen Rechnungsaustausch und die steuerliche Meldung von Transaktionen. Das Maßnahmenpaket wurde im März 2025 verabschiedet und wird schrittweise umgesetzt.
Für international tätige Unternehmen bringt ViDA insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU neue Anforderungen mit sich: Ab dem 1. Juli 2030 werden für bestimmte B2B-Transaktionen strukturierte E-Rechnungen und digitale Meldungen an die Steuerbehörden verpflichtend. Dies betrifft beispielsweise niederländische Unternehmen, die Waren an deutsche Geschäftskunden liefern, sowie deutsche Unternehmen mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern.
9. Wie müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren können.
Für den Empfang genügt in Deutschland grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Sie kann jedoch helfen, Abläufe zu vereinfachen und manuelle Fehler zu reduzieren. Für den Versand einer E-Rechnung ist in Deutschland keine Zustimmung des Empfängers erforderlich. Unternehmen können den Empfang einer E-Rechnung also nicht ablehnen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Deutschland und den Niederlanden?
Bei der Archivierung gelten besondere Anforderungen. Nach deutschem Umsatzsteuerrecht müssen Rechnungen seit 2025 acht statt zuvor zehn Jahre aufbewahrt werden.
In den Niederlanden gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für die Basisdaten der Unternehmensadministration (basisgegevens van uw administratie). Für Unterlagen zu Immobilien (gegevens over onroerende zaken) beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Wer die EU-Sonderregelung One-Stop-Shop (OSS) nutzt, muss die betreffenden Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt erhalten bleiben. Es genügt deshalb nicht, ausschließlich eine aus den Rechnungsdaten erzeugte PDF-Ansicht zu speichern.
Was gilt für Anzahlungs- und Endrechnungen?
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der jeweiligen Ausstellungspflicht ordnungsgemäß erstellt wurden, müssen grundsätzlich nicht nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Für Endrechnungen, in denen bereits geleistete Anzahlungen berücksichtigt werden müssen, sieht das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zudem Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030 vor. Unter bestimmten Voraussetzungen können die entsprechenden Angaben beispielsweise in einem eingebetteten Anhang zur E-Rechnung aufgeführt werden.
10. Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?
Nutzen Sie unsere Checkliste, um zu überprüfen, ob sie bereits ausreichend auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind, oder ob Sie noch weitere Vorbereitungen vornehmen können. Informieren Sie sich in unserem anstehenden Webinar, wie Sie die E-Rechnung richtig umsetzen.
Auch wenn einige gesetzliche Pflichten erst in den kommenden Jahren wirksam werden, sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse frühzeitig überprüfen. Diese Vorbereitung hilft Unternehmen nicht nur dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten, sondern bietet auch die Möglichkeit, Rechnungsprozesse langfristig effizienter zu gestalten.
Stand: November 2026
Checkliste: Ist ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereitet?
Mit unserer Checkliste können Sie überprüfen, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und bei welchen Punkten noch Handlungsbedarf besteht. Die Checkliste mit den wichtigsten Schritten zur Vorbereitung auf die E-Rechnung können Sie hier herunterladen.
