Elektronische verklaringen in het Duitse arbeidsrecht

12/04/2024

Als werkgevers en werknemers schriftelijk communiceren, maken zij vaak gebruik van e-mailberichten of WhatsApps. Dergelijke elektronische communicatie voldoet naar Nederlands recht over het algemeen aan een eventueel wettelijk vereiste van schriftelijke communicatie (artikel 3:15a BW). Naar Duits recht is dit echter niet vanzelfsprekend.

Sommige verklaringen moeten op papier met handtekening worden afgelegd, bijvoorbeeld het aanzeggen van ontslag (§ 623 Bürgerliches Gesetzbuch) of het aanvragen van ouderschapsverlof (§ 16 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). Als daaraan niet wordt voldaan, dan is de desbetreffende verklaring nietig. Een per e-mail aangezegd ontslag heeft naar Duits recht dus geen effect.  

Niet alle Duitse verklaringen hoeven schriftelijk 

Dat betekent echter niet dat alle verklaringen schriftelijk moeten worden afgelegd. Een niet zelden voorkomend misverstand is bijvoorbeeld dat een arbeidsovereenkomst naar Duits recht schriftelijk moet worden aangegaan. Ook naar Duits recht kan een arbeidsovereenkomst namelijk gewoon mondeling worden gesloten. Er zijn in feite maar weinig afspraken in een arbeidsovereenkomst, waarvan de Duitse wetgever heeft bepaald dat ze schriftelijk moeten worden vastgelegd. 

Arbeidsvoorwaarden op papier 

Het feit dat een arbeidsovereenkomst naar Duits recht over het algemeen niet aan een bijzondere vorm is gebonden, laat onverlet dat werkgevers wel verplicht zijn om bepaalde informatie over arbeidsvoorwaarden schriftelijk te verstrekken. Dit is naar Nederlands recht ook niet anders (artikel 7:655 BW). Deze verplichting berust op een Europese richtlijn (2019/1152). Die richtlijn dient te waarborgen dat werknemers op de hoogte zijn van de belangrijkste voorwaarden die hun arbeidsovereenkomst betreffen. Anders dan de Nederlandse wetgever staat de Duitse wetgever het expliciet toe dat deze informatie volledig in de tekst van de arbeidsovereenkomst wordt opgenomen (§ 2 Nachweisgesetz). Anders dan de overige wetgevers van de lidstaten van de Europese Unie heeft de Duitse wetgever echter vastgelegd dat deze informatie echt op papier moet worden verstrekt. De elektronische vorm volstaat in dit geval niet.  

Mogelijk versoepeling in strenge papiervormen 

Voor de praktijk is dat niet handig. De Duitse regering heeft daarom op 21 maart 2024 voorgesteld dat dit strenge vormvereiste komt te vervallen. Als dit voorstel wet wordt, kunnen werkgevers hun werknemers dan ook naar Duits recht via de elektronische vorm informeren over arbeidsvoorwaarden. De strenge papiervorm blijft echter vereist voor bepaalde afspraken, zoals een beëindigingsovereenkomst (§ 623 Bürgerliches Gesetzbuch). Het aanzeggen van ontslag moet eveneens nog steeds op papier gebeuren. Het zou voor de praktijk makkelijker zijn, als de Duitse wetgever ook in deze gevallen de elektronische vorm zou toestaan. Dat daardoor rechten van werkgevers of werknemers zouden worden geschaad, is eerder onwaarschijnlijk.

 

Tekst: Ulrike Tudyka

Bron: Bundesrechtsanwaltskammer (26 maart 2024). Regierung einigt sich: Arbeitsverträge künftig per E-Mail möglich